Tradesoft Blog

Finans Şirketlerinde İş Süreç Otomasyonu Kurgulanması

Uncategorized @tr

Yazar – Cem Yünem
Tradesoft Ar-Ge Ürün ve Proje Yöneticisi

 

Süreç otomasyonunu anlamak için öncelikle iş süreçleri nedir  ve finans dünyasında hizmet veren kurumlarda operasyonel faaliyetler nasıl işlemektedir,   bundan  kısaca bahsedelim.

 

Yakın bir zamana kadar, büyük veya küçük ölçekli yazılımlar dahil, süreçler finans sektörü çalışanlarının çeşitli kaynaklardan gelen bilgileri alarak ekranlar üzerinden  bilgisayarlara girilmesiyle kurgulanmaktaydı. Girilen bilgiler  önceden kuralları belirlenen akışlar üzerinden sonuca doğru ilerletilmekteydi.  Yapılan işlemleri analiz ettiğimizde   kendini tekrar eden ve aslında, günümüzün teknolojileri ile çalışanların yapmasını gerektirmeyen işler olduğu ortaya çıkmaktadır.

 

Yüksek rekabete açık ve müşteri ihtiyaçlarının hızlı değişim gösterdiği günümüzde iş dünyası çevikliğini ve operasyonel verimliliğini, risk yönetimini göz önüne alarak arttırmasının mutlak önem kazandığını belirtmek isterim.  Kullanılan sistemlerin esnekliği iş süreçlerinin otomasyonu ve robotik süreç yönetimi operasyonları için odak noktaları olarak belirlenmiştir.

 

Bu yazımızda sizlere kavramlardan bahsederek süreç otomasyonu uygulamasında dikkat edilmesi gereken konulara değineceğiz. Tradesoft’un otomasyon alanında  finans dünyasına yönelik geliştirdiği  örnek uygulamalardan da bahsedeceğiz.

 

 

Finansal Kurumlarda Operasyonel Hizmetler

Geçtiğimiz 25 yıllık süre içerisinde operasyon hizmetlerin gelişimini aşağıdaki tabloda özetleyebiliriz;

Tablo 1.  Finansal Operasyonların Gelişimi

 

Kaynakların merkeze toplayarak elde edilen verimlilik ve efektif yönetim, operasyonların düşük maliyetli ortamlara taşınması ile karlılığa katkı sağlandı.  Süreçlerin yalınlaştırılması ve akabinde teknoloji kullanımı ile personel verimliliği operasyonları daha etkili kıldı.  Kar marjinlerinin rekabetle düştüğü dünyamızda bir sonraki operasyonel kazanımların nasıl elde edilebileceği bir sonraki gelişimin odağı olacaktır.

 

Dünyada ve ülkemizde sermaye piyasalarının sürekli gelişimine parallel yeni ürünler ve hizmetler devreye alımakta.   Yeni ürün ve hizmetler yeni regulasyonları da beraberinde getirmekte ve operasyonel faaliyetlerin yoğunluğunu oldukça arttırmaktadır.

Tablo 2. Finansal Operasyonların Öncelikleri

 

Rekabetçi ortama ve maliyet baskısına ragmen, operasyonel hizmetlerinin kalitesi, iş devamlılılığı, ölçeklenebilirliği, esnekliği, güvenliği ve mevzuatlara tam uyumluluğu devam etmek zorundadır.  Bu noktada verimliliği arttırıcı, operasyonel riskleri azaltıcı bir çözüm olarak güvenli iş süreç otomasyonları devreye girmektedir.

 

Süreç Analizi ve Otomasyonun Uygulanması

Otomatikleştirilebilecek süreçlerin başarısı için üç (3) maddeye dikkat edilmelidir:

  • Çalışan müdahalesi olmadan da çalışmaya devam edebilme
  • Süreçlerdeki tıkanıkların (bottleneck) tespit edilerek giderilmeleri
  • Süreçlerin iş birimlerinin yanı sıra iç denetim birimlerinin de görüşleri ile oluşturulması

 

Süreç analizi için atılacak adımlar aşağıda belirtildiği şekilde yapılabilir:

  • İş birimleri ile birebir çalışarak, kullanıcıların neyi neden yapıyorlarının sorgulanması
  • Otomasyon için belirlenen sürecin adım adım tüm dokümante edilmesi
  • İlgili sürecin başka süreçlere bağımlılığı
  • Analiz edilen sürecin başlama ve bitiş gibi zaman kısıtları olup olmadığı. Var ise zaman belirlenmeli ve tüm süreç bir zaman çizelgesine oturtulmalı
  • Herşey doğru gittiğinde sürecin nasıl işlediği (sunny days); dış etken kaynaklı sorunların saptanması (rainy days)

 

Proje grubunda ilk beş (5) maddenin müzakere edilmesi

  • Sürecin özetlenmesi sonrası proje ekibi ve iş birimleri ile paylaşılarak görüş alınması
  • Süreç haritasının (flowchart) hazırlanması
  • Süreç haritasının kodlama öncesi simule edilmesi
  • Simülasyon sonuçların karşılaştırılıp değerlendirilmesi – bir adımdan diğer adıma taşınan sonuç diğer adım için gerçekten gerekli mi? Kullanılmış mı?
  • Çıkan sonuçlar beklentilerle ve ihtiyaçlarla uyumlu mu?
  • Süreçlerin kodlaması

 

Süreç Otomasyonu Uygulama Adımları:

Süreçlerin kodlaması, testleri ve kullanıcı kabululünden sonra uygulama canlı ortama alınır.  Planlanan ve gerekli organizasyonel ve operasyonel değişiklikle bu safhada gerçekleştirilir. Böylece tasarlanan süreçler yeni reel veriler üretmeye başlar.

Gözlemleme adımında oluşturulan veriler Anahtar Performans Göstergeleri (KPI’lar) üzerinden takip edilir.  Tutarsız veya düşük performanslı süreçler belirlenerek, üzerlerinde süreç ilgilileri ile inceleme yapılır.

Optimizasyon adımını süreç mükemmelliği hedefine uygun olmayan tutarsız veya düşük performanslı süreçlerin geliştirmesine yönelik bir adımdır. Süreçler üzerindeki kritik noktalar, anahtar performans göstergeleri (KPIs) belirleyerek bir sonraki döngü için modelleme adımına girdi sağlar.

Uygulamanın canlıya alınması sonrası hem iş birimlerine hem de IT birimlerine eğitim verilmesi kritik önem taşır.  İş birimleri otomatikleştirilen süreçle ilgili izleme görevini doğru yerine getirmelidir. Yine IT birimleri de olası problemlerde alacağı aksiyonları önceden öğrenmelidir.

 

Süreç Otomasyonu Kazanım ve Avantajları

Süreç otomasyonunun genel kazanımlarını aşağıdaki şekilde listeleyebiliriz:

  • Çalışan verimliliğinde artış ve dijital iş gücü
  • Çalışan kapasitesinde artış
  • Çalışan mutluluğu
  • Hatasız, hızlı ve ucuzlayan iş gücü
  • Risk minimizasyonu
  • Süreçlerin basitleştirilmesi
  • Tek merkezden izlenebilme
  • Rekabet gücü
  • Hızlı ve kolay adaptasyon

 

Kuşkusuz her biri finansal kurumlar için olmazsa olmaz faydalar.  Çalışana olan katkılar ve rutin işlerden arınmanın getirdiği çalışan mutluluğu bizleri heyecanlandıran bir konu.  Süreç otomasyonun ve dijital iş gücünün tamamlayıcı bir kaynak olduğunu unutmamalıyız.  Otomasyonla, rutin işlerle uğraşmayan çalışanların mesai saatleri içinde kompleks işlerle ilgilenmesini ve etkin kararlar almaları mümkün olacaktır.

 

Tradesoft Uygulamaları

Tradesoft, finans sektöründe aracı kurumlara, portföy yönetim şirketi ve fon operasyon firmalarına yazılım çözümleri sağlamaktadır.  Uçtan uca çözümler sunan ürün portföyü, ön, orta ve arka ofis fonksiyonlarına destek vermektedir.   Tradesoft ArGe faaliyetleri, finans kurumlarının yoğun operasyonel otomize etmeye yönelik çalışmalar içermektedir.  Projelerimize sektör operasyonlarını meşgul eden rutin süreçlerle başladık.    İlk otomasyon uygulamamız için Sermaye Attırımı ve Temettü Operasyonlarını seçtik.

2018 yılında Türkiye piyasasında 284* adet sermaye arttırımı ve temettü işlemi gerçekleşmiştir.  Her bir işlemin tahminen bir (1) saat aldığını düşünürsek, otomasyon ile her kuruma 36 adam-gün iş kaynağı kazandıralabilir.

Tablo 3. Hisse Sermaye Arttırımları İş Süreci

 

Yukarıda tarif ettiğimiz çözüm, KAP takibi dahil, tüm süreci baştan sonra otomatikleştirmeyi başarmış durumdadır.  Her sürecin sonucunda iş birimlerine e-posta ile gerekli noktalarda bilgilendirmeler yapılmaktadır.

Müşterilerimizle yakın çalışarak otomasyona aday süreçleri belirleyerek ve geliştirdiğimiz robotik çözümleri kısa sürede devreye alıyor, çalışan ve müşteri memnuniyetini etkileyerek kurum karlılığını pozitif yönde etkilemeyi hedefliyoruz.

 

Kaynak:

The IT Function and Robotic Process Automation,

The London School of Economics and Political Science

Professor Leslie Willcocks, Professor Mary Lacity, Andrew Craig

 

Leave a Reply